El Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) se sacudió las observaciones de la Auditoría General en relación con el informe de caja chica de la institución.
DIARIO EXTRA publicó en su edición del jueves 11 de noviembre que el órgano auditor encontró una serie de inconsistencias en el manejo interno de los recursos públicos.
La Dirección Financiera refutó las observaciones y mediante un correo enviado a este medio detalló que esa cartera es la única institución con un sistema de control interno con módulos que están en constantes actualizaciones.
Dichas actualizaciones corresponden a los respectivos módulos de gastos de viaje, gestión de compras por caja chica, reservas, acuerdos de pago, formulación presupuestaria y ejecución.
“El Procedimiento de Reintegros de Fondos a las Cajas Chicas Auxiliares de la institución no cuenta con plazos internos para la ejecución de cada una de las actividades que se desarrollan en relación con el ciclo de reintegro de los recursos al Fondo General, según el calendario de pago establecido por el Ministerio de Hacienda.
En razón de este punto, la Auditoría no logró determinar los plazos que demora la administración en promedio de las actividades. El procedimiento de liquidación de compras por caja chica central no cuenta con plazos internos establecidos para ejecutar cada una de las actividades que se desarrollan en la atención del servicio y el proceso de rotación de los recursos del fondo”, declaró Adrián Rodríguez, subdirector financiero del MOPT.
FUNCIONARIOS RESPONSABLES
Otro aspecto trascendental del informe de Auditoría General es que los funcionarios responsables de administrar los fondos fijos auxiliares no pagaron la póliza de caución correspondiente al ejercicio económico.
Al respecto el funcionario indicó que a la fecha del estudio se determinó que todos los encargados y responsables de las cajas chicas auxiliares se encontraban con las pólizas al día, solo uno estaba en trámite de renovación.
Enfatizó que el punto se discutió ampliamente con las evidencias de cada funcionario por medio del análisis del borrador del informe ante la Auditoría General del MOPT.
“Solo se contaba con un funcionario de una regional que tiene la póliza vencida, que el Departamento de Gestión de Servicios al Personal emitió acto razonado indicando la obligatoriedad de contar con la póliza de caución, pero es importante mencionar que dicho funcionario ha estado en constantes incapacidades”, precisó Rodríguez.
En cuanto al apartado de la desactualización en las bases de datos corresponden al Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria.
Al respecto dijeron que dichos controles cuentan con firmas responsables para los trámites de caja chica, los cuales se cotejan con los documentos que se presentan.
Detallaron que, aunque existen funcionarios en las bases de datos, no poseen los accesos para efectuar trámites y por esta razón son las dependencias externas las que deben indicar a tesorería institucional quién y cuándo dejó de trabajar.
REGISTROS DE CUENTAS
La Auditoría General cuestionó que los registros de las cuentas de los fondos auxiliares están desactualizados en relación con las nuevas cuentas designadas en la web-banking del Ministerio de Hacienda.
Sobre este punto la Dirección Financiera del MOPT recalcó que el sistema cuenta con varios accesos y los formularios sí están actualizados.
Con respecto al módulo de consulta se procedió a efectuar los ajustes correspondientes y a la fecha están con las cuentas presupuestarias de Hacienda.
Recalcaron en esa dependencia que el Informe de Ambiente de Control expone puntos que se deben ajustar y tomar en cuenta “en lo que respecta a las actividades de control y sistemas de información, que son puntos muy relevantes que ejecuta el Departamento de Tesorería”.
Entre las actividades de control ejercidas por el Departamento de Tesorería se encuentran los formularios estándar y oficializados, que permiten garantizar y minimizar los riesgos asociados al uso de los recursos asignados al Fondo General en las gestiones de solicitud de compras, liquidaciones y reintegros al Fondo General de Caja Chica.
Comentaron que hacen una emisión anual de políticas a nivel institucional que regulan el uso de los recursos asignados al Fondo General de Caja Chica, así como una evaluación periódica de riesgos reales asociados a la prevención de la operación y la confiabilidad de la información que respalda las erogaciones de la administración por el concepto de servicio que se brinda.