En época de pandemia son muchas las instituciones públicas que recurrieron a compras de emergencia y el Instituto Nacional de Seguros (INS) fue una de ellas. Sin embargo un informe de la Contraloría General de la República detectó inconsistencias en varios de estos procesos.
El periodo evaluado comprendió entre el 16 de marzo y el 31 de octubre de 2020. Cabe recordar que la enfermedad del Covid-19 permite sustentar el uso de procedimientos de compra diferenciados o sustitutos.
Al 16 de julio de 2020 el Instituto tramitó 92 compras justificadas en la emergencia sanitaria que representan un monto adjudicado de ¢765,8 millones, de las cuales un 81% (¢618,1 millones) se realizó mediante contrataciones directas justificadas en su mayoría como situaciones imprevisibles.
En el caso de INS Red de Servicios de Salud, S.A. se gestionaron compras justificadas en la emergencia por ¢493,1 millones, las cuales se pagaron con recursos del presupuesto de la aseguradora, incluyendo el uso de los recursos de caja chica.
El órgano contralor detectó que la normativa interna para la compra de bienes y servicios refleja inconsistencias en los conceptos utilizados para los procesos de compras imprevisibles y urgentes, los cuales, según el Reglamento de Contratación Administrativa, se deben ejecutar respondiendo a un tratamiento y requisitos diferenciados.
Aunado a lo anterior, de la revisión de los expedientes de 35 contrataciones administrativas que representan el 96,8% (¢741,4 millones) de las compras tramitadas por el INS y de ellas el 33,1% (¢246 millones) no evidencia la decisión administrativa que dio inicio al procedimiento de contratación por parte de la unidad solicitante.
Además para el 97,7% (¢724,6 millones) no se documenta la certificación del contenido presupuestario disponible, según la estimación del costo del bien o servicio.
En cuanto al 58,2% (¢431,8 millones) correspondiente a contrataciones que presentan solo una oferta no se evidencia que se considerara el costo histórico en el inventario para determinar la razonabilidad del precio y seleccionar al contratista.
SIN RESPALDO
Asimismo, del análisis de la documentación incluida en el Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop) sobre los procesos de compras ejecutados no se evidencia el respaldo de la forma en que se ejecutaron los contratos, si se recibieron los bienes y servicios a satisfacción en el tiempo y condiciones pactadas, o si se ejecutaron las multas, garantías de cumplimiento y de participación en caso de incumplimientos por parte del proveedor.
Por si eso fuera poco, no se incluyó en dicho sistema la documentación donde consta la aplicación de los procedimientos de control de calidad para los bienes y servicios recibidos, ni la verificación de si los pagos al contratista se hicieron conforme al pliego de condiciones y la normativa aplicable.
La Contraloría también detectó inconsistencias en la información generada sobre las compras realizadas y justificadas en la emergencia sanitaria, situación que evidencia la necesidad de administrar los riesgos operativos que conlleva el procesamiento manual de información.
Cita como ejemplo que en 5 contrataciones administrativas por un monto adjudicado de ¢354,6 millones no se incorporaron en los reportes de compras generados por la administración.
Frente a este escenario el órgano fiscalizador solicita al INS definir, formalizar e implementar los mecanismos que permitan garantizar el cumplimiento del principio de publicidad de las contrataciones.
Además debe ajustar, formalizar y divulgar el Reglamento de Contratos Administrativos del INS en lo relacionado con la adquisición urgente de bienes o servicios e implementar acciones para usar el expediente de compra única en el Sicop.