Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación, la ciencia, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.
Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido con diferentes propósitos: determinar precedentes, verificar proyectos anteriores (cumplidos o pendientes) y tomar decisiones, así como responder a trámites y demandas de ciudadanos. Por lo tanto, la función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo y por supuesto con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
Al estar debidamente organizados, los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados. Por otra parte, los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana y la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico, tecnológico y cultural del país está dada por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos de investigación.
Por otro lado, la gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional (papel) y los medios de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. El crecimiento en el uso del correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones.
Es importante que las instituciones comprendan que la organización de los fondos de un archivo es primordial y luego el uso de las nuevas tecnologías de la información. Es decir, primero se debe regular la producción, clasificación, ordenación y conservación de los documentos y después implementar las nuevas tecnologías, pese a las ventajas que éstas ofrecen cada día.
El acceso a la información sin sustento documental es inviable y la documentación sin un sistema archivístico no garantiza su organización, su conservación y su consulta. Mucho se ha dicho de que los archivos son la columna de la transparencia y del acceso a la información, sin duda esta aseveración es verdadera. Lamentablemente esta afirmación, en muchos casos, ha quedado solamente circunscrita a nivel de discurso. En la realidad, la administración pública en general, ha relegado el tema de los archivos a las últimas prioridades de su atención y quehacer.
En los archivos se encuentran las acciones cotidianas de una administración. En esta perspectiva, la vinculación entre el archivo y la transparencia administrativa tienen por lo menos dos enfoques. Según el primero, esta vinculación sirve para evidenciar las acciones de los gestores. Esta es una herramienta de control interno de los procesos administrativos y de su cumplimiento, así como un instrumento eficaz y eficiente para la rendición de cuentas.
El segundo enfoque está orientado al cumplimiento de las normas. En este sentido, la información y los registros están sujetos, por una parte, al derecho constitucional de acceso a la información de los ciudadanos; se debe cumplir una serie de preceptos encaminados a ofrecer información pública. Por otro lado, las normas protegen la conservación de los documentos para garantizar la rendición de cuentas y la memoria corporativa y social del país.
Uno de los grandes déficits de la transparencia está relacionado con el gran desconocimiento que existe de la información que se maneja dentro del sector público costarricense. Al interior de las instituciones, pocos saben quién es el responsable de custodiar la información.
La mala gestión de la información ha llevado a tener exceso de información que no procesa la institución, a tener información reservada que nadie custodia o conserva, y lo más grave, a desconocer información indispensable para el quehacer institucional o para el ciudadano quien al final puede cuestionarse. ¿Cómo se toman decisiones sin información? ¿Cómo se modelan políticas públicas sin estadísticas? Si queremos que la transparencia y el acceso a la información sean algo más que demagogia debemos establecer una política clara de gestión de la información que es, sin duda, mucho más que asegurarnos de que alguien acomode expedientes por orden alfabético en un cuarto oscuro y húmedo.
Se comparte esta reflexión con motivo de la reciente celebración de la Semana del Archivista Nacional. En estos días también se llevó a cabo el XXV Congreso Archivístico Nacional, en el que 190 profesionales en la materia discutieron alrededor del tema “Desafío Archivístico: la gestión electrónica entre normas”.
Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos. Dirección General del Archivo Nacional