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Imagine un escenario que, desde la perspectiva de una persona auditora, podría parecer ideal: cada vez que consulta un procedimiento (conjunto de controles articulados para alcanzar un objetivo específico), este existe y describe con claridad y detalle las actividades que deben ejecutarse.
Sin embargo, ¿ese escenario es realmente el ideal? La respuesta es no. De poco sirve contar con procedimientos debidamente escritos, aprobados y publicados si, en la práctica, no se cumplen o si su ejecución no está alineada con la estrategia de la organización ni con la gestión de riesgos. En ese contexto, resulta más valioso gestionar los riesgos de forma alineada con la estrategia y, con base en ello, mantener los procedimientos actualizados.
En ocasiones, desde la perspectiva de la auditoría, en sus diferentes alcances y especializaciones, se insiste en recomendar ajustes a los procedimientos. No obstante, antes de plantear modificaciones, conviene preguntarse si el problema realmente radica en el procedimiento o en su cumplimiento.
Evaluar el nivel de cumplimiento de lo establecido, la frecuencia con que se realizan esas evaluaciones y las brechas identificadas durante su ejecución puede aportar información más valiosa que simplemente actualizar un documento. Estos elementos permiten conocer qué tan efectivo es el sistema de control y no solo proyectar una sensación de seguridad que quizá no existe.
Imagine, por ejemplo, que un procedimiento para la gestión de inversiones exige realizar valoraciones de mercado, efectuar un preanálisis de instrumentos financieros, involucrar a las altas autoridades de la organización y someter determinados asuntos al comité correspondiente, respetando los niveles de autorización definidos, pero en la práctica, un funcionario con determinadas atribuciones consulta a una herramienta de inteligencia artificial para decidir dónde invertir y omite todo el proceso establecido. En ese caso, el problema no es que el procedimiento requiera ajustes, sino que no se está cumpliendo.
En definitiva, más que cuestionarse si un procedimiento necesita ser modificado, es necesario analizar si este contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la organización y si realmente se aplica en la práctica. Ese es el aspecto que aporta valor y fortalece el sistema de control