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Dar de baja una organización ante el Registro Nacional no es simplemente dejar de operar o presentar una solicitud.
Se trata de un trámite formal, legal y tributario que implica varios pasos y el cumplimiento riguroso de obligaciones fiscales, laborales y municipales.
Así lo explicó Silvia Castro, contadora pública, quien conversó con Diario Extra sobre el “ABC” de esa gestión legal que, de no realizarse correctamente, podría derivar en sanciones, pérdida de bienes e incluso procesos judiciales.
“La gente cree que puede dejar una sociedad abandonada, pero si no se desinscribe conforme a la ley, esa figura jurídica sigue generando responsabilidades”, advirtió Castro.
También detalló que lo primero que debe hacer el propietario o representante es verificar el estado actual de la entidad: si está activa ante Tributación o si se trata de una figura inactiva sin movimientos económicos.
Documentos necesarios para la disolución
• Acta notarial de liquidación, firmada por el presidente y secretario de la sociedad.
• Publicación del edicto de disolución en La Gaceta.
• Personería jurídica actualizada.
• Comprobantes de desinscripción y cierre ante Hacienda, CCSS y municipalidad.
• Nombramiento de un liquidador.
El proceso
1. En caso de tener actividad económica, se debe realizar el cierre formal ante el Ministerio de Hacienda, presentando las últimas declaraciones de IVA y renta.
2. De igual forma, si la empresa contaba con trabajadores inscritos en la CCSS, se debe tramitar el cierre patronal y liquidar todos los derechos laborales. “También es fundamental renunciar a la patente ante la municipalidad correspondiente”, recalcó Castro.
3. Una vez canceladas estas obligaciones, el siguiente paso es acudir a un notario público para iniciar el procedimiento de disolución.
4. Este elaborará un acta notarial basada en una asamblea de socios, donde se define la causa del cierre (por ejemplo, pérdida del 50% del capital, vencimiento del plazo social o acuerdo de los accionistas).
5. Esta acta se presenta ante el Registro Nacional y debe ir acompañada de una publicación en La Gaceta, donde se informa que la sociedad será liquidada formalmente. “La publicación es clave porque abre un período de 30 días para que cualquier acreedor pueda presentar un reclamo. Es una garantía para terceros y una salvaguarda legal”, explicó la contadora.
¿Y si no hago nada?
• Según la contadora, uno de los errores más frecuentes es dejar la compañía “abandonada”, creyendo que al no tener movimientos se extingue automáticamente.
• “Mientras no esté formalmente disuelta, esa compañía sigue generando obligaciones. Debe seguir pagando el impuesto a las personas jurídicas y presentar la declaración informativa D-195 ante Hacienda”, dijo.
• Si una organización incumple con el pago de ese tributo por tres años consecutivos, el Registro Nacional puede iniciar de oficio su disolución. Sin embargo, esto podría resultar más costoso, especialmente si la entidad posee activos como bienes inmuebles.
• Otro aspecto relevante es el nombramiento de un liquidador, figura obligatoria en el procedimiento. Esta persona será quien, durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años para Hacienda, diez para la Caja), responda por cualquier requerimiento pendiente.
• “El cierre correcto es un tema de orden financiero y legal. Puede parecer engorroso, pero evita consecuencias graves en el futuro”, concluyó Castro, quien insiste en la necesidad de asesorarse adecuadamente antes de iniciar el proceso.