La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) estaría incurriendo en una práctica ilegal con respecto al gemeleo de plazas.
Este fue uno de los hallazgos del informe AOPER-075-2022 de la Auditoría Interna de la institución el 16 de diciembre de 2022, el cual analizó el uso del modelo de sustitución de plazas con el mismo código y plazas temporales en la figura de Servicios Especiales.
Dicha modalidad se usó durante el periodo de atención de la pandemia para atender las necesidades de la población, producto de la atención hospitalaria. Sin embargo, la Auditoría es crítica sobre cómo se manejó el mecanismo.
La Auditoría citó ese señalamiento con base en una entrevista con Walter Campos Paniagua, director de Administración y Gestión de Personal, el 4 de noviembre de 2021.
El funcionario se refirió específicamente a las disposiciones para nombramientos interinos de funcionarios para atender proyectos especiales.
JUSTIFICACIÓN
El director de Administración y Gestión de Personal dijo que el modelo de sustitución de plazas es cuando se traslada a un funcionario con su plaza a un proyecto y es sustituido en su unidad de origen.
Sin embargo, acotó la duplicación de códigos; es decir, tomar una plaza y nombrar a otra persona. Por ejemplo, para atender la pandemia su usó ese mecanismo.
“Unidades como el Cenare no disponían de la cantidad de plazas requeridas para brindar atención a la emergencia sanitaria, razón por la cual se debió tomar códigos de otras unidades y con ello fortalecer la prestación de servicios que brindó el Cenare en esa crisis sanitaria.
No obstante, la duplicación de códigos no es una práctica correcta, ya que no está normada institucionalmente, pero se ha acudido a uso por la necesidad institucional.
Inclusive esta Dirección ha recurrido a su utilización para atender situaciones como el fortalecimiento del proceso de digitalización de salarios”, declaró Campos tras entrevista con la Auditoría Interna.
El funcionario insistió en que la duplicación de códigos es una práctica irregular y no normada en la entidad estatal.
MÁS ANÁLISIS
La Auditoría Interna entrevistó a Dylana Jiménez Méndez, jefa de Asesoría Jurídica y Asistencia Técnica de la Dirección Jurídica, el 11 de noviembre de 2022.
“A mi criterio no sería una situación de códigos, sino más bien una situación de ciertas características que tiene la persona para que sea considerada en los proyectos especiales.
Obviamente como estamos ante fondos públicos son temas que van a venir a impactar desde el punto de vista presupuestario de la administración, por lo cual se debe demostrar que se tiene un proyecto especial, y si no se puede solventar con el recurso humano disponible y se requiere sacar a ciertas personas con características que reviste la persona para dedicarla a ese proyecto”, indicó Jiménez a la Auditoría.
Con base en esas dos declaraciones, la Auditoría recalcó que el uso de la figura de duplicación de códigos se debe a limitaciones de proyectos o actividades que usan esa modalidad de nombramiento para reclutar y seleccionar personal.
Señaló que eso provoca una variación al marco normativo que regula el uso del modelo de sustitución de plazas en la CCSS e incrementa el riesgo de un uso inadecuado de recursos al utilizar plazas con perfiles que no se ajusten a la hoja de ruta del proyecto.
GESTIÓN DE PRÓRROGAS
El informe de la Auditoría cuestionó una falta de estandarización respecto a la instancia que avala las distintas prórrogas de utilización del modelo de sustitución de plazas en el mismo código.
La Auditoría Interna evaluó seis proyectos y tareas ordinarias de la administración activa que usan la sustitución de plazas en el mismo código y determinó que las prórrogas de uso del modelo las autorizan la junta directiva, la gerencia respectiva y el comité o director de proyecto.
“Los plazos de prórrogas de utilización del modelo de sustitución en plazas en el mismo código son diferentes, siendo que la vigencia de uso autorizada varía entre tres, seis, 16 meses, entre otros”, reveló la Auditoría.
Recalcaron que falta un marco regulatorio que defina la forma en que se deberán gestionar y controlar los plazos y prórrogas para usar el modelo de sustitución por excepción en proyectos o actividades.
Tampoco existe una instancia institucional que monitoree los plazos y determine que las prórrogas respondan a una debida justificación e impedir su uso por unidades de forma permanente.
RECOMENDACIONES
La Auditoría Interna recomendó a Marta Esquivel, presidenta ejecutiva de la CCSS, conformar un equipo de trabajo articulado entre diferentes departamentos de la institución.
Específicamente se habla de articular la Dirección de Administración y Gestión de Personal, la Dirección de Planificación Institucional, la Dirección de Presupuesto y otras que se considere pertinentes.
Urgió la elaboración de un plan de trabajo en el que se detalle el cronograma y la posibilidad de eliminar el modelo de sustitución de plazas en el mismo código.
También se habla sobre la posibilidad de presentar la propuesta de procedimiento con el fin de crear, usar y controlar las plazas de servicios especiales con base en la eliminación de ese modelo actual.
Eso sí, indicó que deberá considerar el impacto de la Ley Marco de Empleo Público en la CCSS respecto a la sustitución de plazas en el mismo código.
El plazo ordenado a la institución es de aproximadamente cuatro meses, así como la presentación de informes trimestrales que muestren el avance de cada una de las acciones.
DIARIO EXTRA contactó a la presidenta ejecutiva de la CCSS, quien informó que tiene conocimiento del informe y en este momento lo analiza con sus equipos técnicos para valorar las decisiones que se tomen.
CONCLUSIONES DEL INFORME
•Práctica de duplicar códigos permite seleccionar plazas y perfiles de diferentes unidades para nombrar o ascender al recurso humano, pero marco normativo que regula uso de modelo de sustitución de plazas en el mismo código avala traslado de funcionarios con su plaza al proyecto o situación de emergencia con posibilidades de ser sustituidos en su unidad de origen.
•Propuestas de solicitud de uso de modelo de sustitución de plazas en el mismo código presentan oportunidades de mejora porque la identificación de necesidad de recurso humano técnico fue realizada por diferentes instancias y algunas no verificaron la disponibilidad presupuestaria para aplicar dicho mecanismo.
•Autorizaciones de prórrogas de uso del modelo de sustitución de plazas en el mismo código son avaladas por diferentes instancias y diferentes plazos. Se identificó en proyectos especiales la participación de perfiles ocupacionales que podrían estar ejecutando labores diferentes a las establecidas en el Manual Descriptivo de Puestos.
•Incrementa pago de la planilla salarial de la CCSS, pero hay problemas de cuantificación porque no existen sistemas de información que permitan identificar las plazas y unidades que usan este modelo, además del gasto que eso representa. Utilización de plazas en proyectos se prolongaría por más de 10 años.
•Modelo de sustitución debilita el control del gasto por parte del pago de las remuneraciones y la trazabilidad de las personas nombradas en esas plazas porque se usa un mismo código para nombrar a dos colaboradores.
Fuente: Auditoría Interna CCSS.