Diario Extra - INS gasta ¢5 mil millones en proyecto informático

Un informe de la Contraloría General de la República (CGR) señaló que el Instituto Nacional de Seguros (INS) gastó más de ¢5 mil millones en el proyecto informático Axis, el cual mantiene una baja ejecución.
El proyecto pretende adquirir e implementar un sistema para administrar todos los seguros del INS con el fin de contar con la actualización tecnológica de su plataforma.
El plan nació en 2015 y para abril de 2020 contaba con un presupuesto de ¢19.758 millones.
Pese a esto, al 31 de mayo del 2020, cinco años después de su inicio, y con una ejecución de ¢5.025 millones, solo ha cumplido con una de las cuatro etapas planificadas. En un principio, pretendían que el proyecto estuviera listo en 2019.
Lo que llama la atención es que, del total ejecutado, el 83%, es decir poco más de ¢4.170 millones, se ha usado en el rubro del recurso humano.
De acuerdo con el informe DFOE-EC-IF-00012-2020, con fecha 31 de julio, uno de los errores del Instituto es la poca claridad en definir los objetivos y el alcance del plan, lo cual señalan tiene un impacto negativo en el avance del proyecto.
“El INS no ha logrado modernizar su plataforma tecnológica ni proveer a la institución de una solución tecnológica que apoye la gestión de sus procesos, esto a pesar de los distintos proyectos que ha iniciado con este objetivo, siendo el proyecto Axis uno de esos esfuerzos que inició desde el año 2015 y a la fecha de cierre de esta auditoría solo se ha culminado una de las cuatro etapas planificadas y para lo cual ha ejecutado ¢5.025 millones, principalmente por concepto de recurso humano, monto que representa un 83% de los costos presupuestados por ese concepto”, cita el informe en la página 14.
En el texto del ente contralor se aduce que el plan lleva tres contrataciones fallidas, dos en 2017 y una en 2019 que se declaró desierta.
Esto significa que el INS está utilizando procesos manuales y sistemas más costosos para gestionar los seguros, cuyos procesos de mantenimiento y licencia cuestan más de ¢3 mil millones al año.
“La Contraloría realizó una auditoría sobre el proyecto Axis, ejecutado por el INS para implementar un sistema de seguros, determinando que ese proyecto no ha avanzado conforme al tiempo planificado ya que su finalización inicial se programó para el año 2019, no obstante, al 31 de mayo del 2020 se había concluido solo una de las cuatro etapas planificadas correspondiente al análisis y confección del cartel para el proceso de contratación y el levantamiento de requerimientos, lo anterior se debe a que la definición del alcance de este proyecto se realizó de una forma general, sin especificar los productos esperados”, explicó Jéssica Víquez, gerente de Servicios Económicos.

DESORDEN

Otra de las debilidades que indicó la CGR es el tiempo, pues el proyecto ha tenido 12 cronogramas oficiales con fechas de finalización variadas, en un inicio era el 30 de diciembre del 2019, pero en versiones posteriores del plan, se aplazaba hasta 2023.
Otro aspecto que demuestra el desorden es la inconsistencia en los porcentajes de avance, lo cual llevó a que en junio de 2019 pasaran del 19% al 5%, mientras que, para febrero del 2020, el progreso bajó de 34% a 10%.
“La gestión de riesgos no ha sido un proceso constante y existen debilidades en el control de su avance, además, la estimación de costos inicial del proyecto se realizó con base en información desactualizada (información del año 2010). No se ha gestionado ni documentado los cambios en los costos planificados y con esa primera etapa del proyecto se han invertido ya un total de ¢5.025 millones de los cuales aproximadamente en 80% corresponden al pago de recurso humano, asimismo se evidencian debilidades relacionadas con la formalidad de la documentación que respalda la toma de decisiones del proyecto”, citó Víquez.
Dentro de los errores también citan la remodelación y el alquiler de un edificio por ¢262 millones, el cual no estaba en el plan inicial.
Sobre el uso de información del 2010 para estimar costos, señalan que en 2015 ya eran desactualizados, lo cual provocó que en 2017 una de las empresas que ofertaron diera una propuesta 47% más cara de lo estimado.

RECOMENDACIONES

La Contraloría emitió recomendaciones para Luis Fernando Campos, gerente general del INS y patrocinador del proyecto Axis, y para Erick Brenes, director del proyecto.
En el caso de Campos, indican que deberá actualizar, formalizar y poner en ejecución el Plan de Proyecto, de manera que se contemple al menos el alcance, las estrategias, las actividades, las etapas, los cronogramas, recursos humanos y financieros, también los mecanismos de control y los funcionarios responsables de su ejecución y seguimiento.
A Brenes le sugieren intervenir la matriz de riesgos y el plan de costos, comunicar el porcentaje de avance de cada etapa y crear un procedimiento para revisar la calidad de la documentación que respalda la toma de las decisiones.